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随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为单位档案工作提质增效与创新发展的必经之路。建设符合国家、社会和单位信息化发展要求的单位数字档案馆（室），有利于整合单位信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高单位管理水平。
近年随着《中华人民共和国档案法》、《“十四五”全国档案事业发展规划》等相关文件的不断提出。单位对数字档案室建设重视程度逐步提高。大量单位已逐步开展数字档案馆（室）建设工作。数字档案馆（室）建设不仅可以服务经济社会发展，而且提升单位档案事业发展水平，是适应单位自身发展的需要。
XXXX单位数字档案管理系统建设的总体目标是：
(1) 。以档案信息归档、利用需求为导向，实施覆盖单位各相关业务部门的档案信息化建设，形成横向互联互通、各相关部门档案资源一体化的档案业务统一平台，以推动单位档案业务的信息化和规范管理，实现档案资源的充分整合和共享。
(2) 通过系统建设，为单位全局各类人员提供了一个资料信息、档案信息、知识信息共享的平台。通过分享、推荐等手段，对单位各类信息进行有效挖掘和利用。
(3) 通过设置利用权限，面向单位全局各类用户，实现通过局域网在单位范围内、在其权限控制范围内的档案信息在线查询和阅览服务，实现电子档案的高度复用。
(4) 通过系统集成方式，形成一体化管理平台，将档案系统整体嵌入单位信息化大平台，实现用户统一、一站式登录，为单位全局各类用户提供系统资源的合理利用。
(5) 通过消息待办接口集成，将档案系统待办消息推送到OA平台，实现档案借阅、移交等业务流程统一待办。
(6) 通过实现档案系统与OA、法务系统、财务系统等业务系统的无缝集成，保证各前端业务系统形成的电子文件实时归档接收，从而真正实现文档一体化和全生命周期管理；实现档案系统通过OA系统的在线归档等应用集成。
(7) 标准规范体系建设，建设完全遵循国家相关标准规范，同时结合单位实际情况，对馆内电子档案收、管、存、用等方面的标准规范体系及实施要求进行系统建设，为单位档案信息化工作保驾护航。
档案信息化建设涉及档案法规、档案工作标准、信息安全标准、信息化建设标准以及各种地方标准。本项目的建设也将在这些标准的指导下进行开发，参照的现有标准如下。
l 《中华人民共和国档案法》
l 《中华人民共和国档案法实施办法》
l 《全国档案信息化建设化建设实施纲要》
l 《国务院办公厅关于加强档案信息资源开发利用工作的实施意见》
l 信息生命周期管理(ILM)
l 《开放档案信息系统参考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system（OAIS）-Reference model）》
l 《信息与文献——文件管理》ISO 15489
l 《信息与文献—文件管理—元数据原则》ISO/PDTR 23081
l 《开放档案信息系统》ISO 14721
l 《党政机关公文格式》GB/T 9704-2012
l 《档案分类标引规则》GB/T 15418-2009
l 《中国档案机读目录格式》GB/T 20163-2006
l 《全宗卷规范》DA/T 12-2012
l 《档案著录规则》DA/T 18-1999
l 《归档文件整理规则》DA/T 22-2015
l 《档号编制规则》DA/T 13-1994
l 《档案工作基本术语》DA/T 1-2000
l 《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016
l 《中国档案主题词表》
l 《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局2003第6号令
l 《机关档案管理规定》国家档案局发布第13号令
l 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）
l 《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）
l 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）
l 《数字档案馆建设指南》档办〔2010〕116号
l 《数字档案室建设指南》
l 《数字档案馆系统测试办法》2014年
l 《照片档案管理规范》GB/T11821-2002
l 《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-1995
l 《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》档办发[2013]5号
l 《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》GBT17678.1-99
l 《长期保存的电子文档文件格式》GB/T23286.1-2009
l 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194-2012
l 《电子档案管理系统基本功能规定》2017年
l 《照片类电子档案元数据方案》DA/T 54-2014
l 《数字档案馆建设评价指标》
l 《数字档案室建设评价指标》
系统总体架构如下图所示：
在设计和研发过程中所采用国际先进的技术路线和体系结构。充分考虑了大数据、云计算以及区块链的发展技术应用。系统采用了先进的微架构体系结构技术，按照前端和后端完全分开的设计思路，前端使用Angular、html5、css3以及less设计；后端框架使用Springboot + Spring设计；数据库框架使用Mybatis及JDK11的服务；全文检索使用ElasticsearchE；文档处理框架采用OpenOffice及LibreOffice；原文浏览使用PSDJS，无需安装特有的转换工具，即可支持常见格式的原文浏览，采用Seneca的微服务框架。把各种技术融合在整个系统中，在国内处于领先水平。
系统物理架构如下图所示：
系统的物理架构基于集中式部署模式，即建立档案数据中心，配备服务器和存储设备及数据备份中心，提供数据的集中存储、应用服务及数据备份。系统采用Mysql数据库进行后台数据管理，采用Tomcat作为应用服务。
档案数据中心包括数据库服务器、应用服务器和存储设备，提供不同服务，各设备的作用如下表：
|
序号 |
设备名称 |
部署系统 |
备注 |
|
1 |
数据库服务器 |
安装部署：Mysql8.0 oraclesqlserver达梦人大金仓 |
提供数据库服务 |
|
2 |
应用服务器 |
安装部署：Tomcat金蝶、东方通等 |
提供WEB应用服务 |
|
3 |
存储设备 |
服务器磁盘存储或磁盘阵列 |
提供电子文件存储服务，建议配置专用存储设备。 |
|
5 |
数据备份中心 |
数据备份系统 |
提供档案数据备份、保障电子档案长久保存 |
系统可以通过物理架构的扩展，满足如下需要：
1) 在需要保持系统实时在线时，可以配置双机冗余热备；
2) 在应用规模较大的情况下，可以配置服务器集群进行负载均衡或微服务方式部署。
系统的总体功能模块图如下：
系统总体分为档案收集、档案管理、档案保管、档案利用、系统设置五大功能群。满足单位对电子档案和电子文档资源的收集、整理、保存、鉴定、统计、利用全过程的管理需求。可安全有效地管理和利用各类档案数据，保证单位电子档案统一规范的管理，确保电子档案的真实、完整、安全。
系统主界面如下图：
档案收集是档案管理的第一个环节，是各专（兼）职档案人员使用的功能模块，完成了整个系统的前期文件、资料的收集。
该模块是预归档的电子档案、纸质档案的集结地；同时实现和单位其他系统之间电子档案自动归档的集合之地。
该模块支持档案按“卷”和按“件”管理；支持Doc、XML、Excel、TXT、PDF、TIFF、DWG等近百种常用格式文件的接收与管理。
系统提供各种档案目录，包括全宗目录、类别目录、项目目录、案卷目录、卷内目录等的著录操作。在进行档案著录时，系统提供多样化的录入方式和自动处理过程，为用户带来方便、友好的操作体验。主要功能如下：
（1）档案著录：系统支持条目信息的快速著录，提供卡片式著录，表格式著录等多种著录方式，满足单位不同层面档案管理人员进行操作。
（2）自动检测：支持著录数据自动检测，规范著录内容，主要对格式、必填项、重复性等基本内容进行审核。
（3）全文挂接：系统支持电子全文扫描挂接功能，可直接调用档案管理人员本地的扫描仪对纸质档案进行扫描，在扫描的同时可进行简单处理，如旋转、缩放、纠偏、合并等处理后上传到服务器，并建立起条目信息和电子全文之间的关联。
（4）挂接后处理：系统支持自动对挂接的电子文件进行后期处理：生成预览文件（进行格式转换并根据需要添加水印）、抽取正文内容并建立索引。
对于无法在线使用系统进行数据著录的用户，他们可以利用系统提供的档案离线收集子系统，使用此系统进行数据的著录，然后将著录完毕的数据转入到系统中。用户还可以将档案数据和电子文件收集到文件夹或压缩包中，并将其直接导入系统。系统将自动生成档案条目，并将电子文件与之进行关联。离线收集具体方式如下：
（1）表格导入：支持Excel格式数据导入，在表格导入的过程中，系统支持进行完整性、有效性的检查，并支持批量修改。
（2）文件夹上传：系统支持同时批量上传文件夹，并自动抓取文件夹名、文件名、文件等信息后批量自动生成著录条目。
（3）压缩包批量上传：通过对压缩包进行批量上传，根据文件夹进行自动组卷，系统中支持1个文件夹为1卷，每一个文件为一件进行组卷。（2）批量挂接：对已经完成扫描的电子文件，系统支持将本地文件批量上传到系统中，且支持断点续传。
（4）批量挂接原文：对已经完成扫描的电子文件，系统支持将本地文件批量上传到系统中，且支持断点续传。
（5）离线接收审核：将离线收集子系统生成的移交文件，通过接收、审核、检测到系统对应的工程下。
电子文件的采集有在线自动和手动等方式：
（1）系统提供接口可和上游系统对接，可支持自动化和智能化的电子文件采集。系统可通过接口集成从第三方业务系统自动读取相关文件的元数据和全文数据，自动根据档案编目要求将元数据转换为符合档案管理要求的编目数据。
（2）用户也可以手工录入电子文件，系统支持将电子文件与档案条目之间进行关联。
档案整理用于辅助档案管理人员对已采集的各类档案进行著录、分类、组卷、归档移交、打印输出等，最终形成正式档案。
系统采集电子文件后，对电子文件进行如下处理：
（1）版式固化：系统采用版式固化组件对接收的电子文件进行格式转换，转换成符合标准的可进行长期保存利用的标准归档文件格式。
（2）EEP封装：对电子文件进行EEP封装，可满足国家对档案长期有效保存、数据交换、信息发送的需求。
（3）数字水印：对所有正式进入档案库电子文件进行数字水印生成。
（4）识读所有规范格式的电子文件，保证电子文件处于只读状态。
（5）支持对电子文件建立全文索引，方便用户进行全文检索。
（6）支持建立电子文件和其元数据记录的有效关联，即电子文件支持挂接到对应的档案条目中。
（7）支持电子文件的基本操作，如增加、删除、版本变更等操作。
（8）支持电子文件版本变更控制，系统采用电子文件版本控制组件，当电子文件原文变更后，系统会保留历史文件，用户可以对历史文件进行查看。
各个业务部门或立卷单位提交归档移交申请，将已经立卷并整理的档案案卷信息、文件信息提交给档案管理部门。
系统可以根据用户实际的业务工作流程，为流程中的节点定义相关的审批角色或用户。
各档案保管部门审批各个业务部门或立卷单位的归档移交申请，同时对待归档的档案和电子文件进行清点，并进行真实性、可靠性、完整性和可用性检测，检测合格后方可通过审批。系统能够实现自动批量检测和人工检测，两种方法可相互结合使用。
电子档案移交接收环节,为确保数据安全,通过四性检测工具对移交档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行自动检测。
系统在接收过程中可对接收的数量进行统计，并支持打印移交清单《电子档案移交与接收登记表》，以便在实体移交时进行正常的归档交接手续。
档案管理主要包含数据管理、库房管理、辅助管理、回收站等主要功能模块。
档案管理主要针对归档后的电子档案信息进行日常的管理工作
利用数据管理模块进行档案数据的增加、删除、修改及档案的日常维护工作。采用直观的树形结构显示各种档案类型，针对某种档案还可以分类树的方式显示。对于档案数据还提供了批量修改、批量删除、打印各种表格（各种目录）、转入数据、转出数据、个性设置、批量下载等功能。
实现档案的登记、修改、查询、电子文件的挂接等功能。左侧使用档案数据组织树的形式展现，对于档案管理员在档案著录时可以按照树结构的方式展现，便于管理员掌握数据的全部情况。右侧是数据的详细信息。
进行档案数据的日常维护工作，主要包括如下几个方面的工作：
Ø 档案数据的增删改：进行必要的档案数据的录入、删除或修改；
Ø 档案目录打印：报表打印是档案工作人员日常工作之一，本系统中为用户提供各种符合国家标准的档案报表如：案卷目录、分类目录、备考表、卷内目录、脊背等。
Ø 个性设置：自定义用户录入习惯和界面显示风格。
Ø 打回整编库：将需重新整理的数据打回整编库。
Ø 导入专题：将选择档案转入到自定大事记等专题下。
Ø 电子文件批量下载：选择电子文件批量下载，并按照档号规则命名。
Ø 检索：卡片式检索，满足用户多字段检索需要。
Ø 等多个针对档案业务方便快速操作方式。
三维虚拟库房模块利用三维仿真技术，形象逼真的模拟档案馆（室）的真实场景，利用档案存放位置三维坐标化，实现档案查询精确空间定位，智能查找定位档案室、档案柜以及所在的档案柜精确位置（第几排第几列）。库房真三维虚拟仿真；实现计算机电子档案数据库与实物档案资料的一致管理，为各项业务处理系统提供信息来源、数据请求；档案存放位置三维坐标化，实现了档案查询精确空间定位；电子档案与物理档案实现无缝链接；在查询服务模块中实现了各种文件格式的挂接；智能推荐索取号功能与拟上架空间预览；基于三维装箱算法的库房智能调架；集成统计分析面板，实现库房状况概貌管理；库房剩余空间智能规划；虚拟与实景照片结合。
系统支持对档案库房空调、温湿度、除湿加湿净化机一体机、红外、门禁、安防、消防、漏水、空气质量、有害气体等，集中统一监控管理，可通过内网远程浏览、设置系统各项参数，修改后立刻生效，无需重启系统；根据实际环境导入实景3D模型。
为防止误操作及保证数据的安全性，所有在应用系统中删除的档案数据，不直接进行删除而是首先放入回收站（逻辑删除），在回收站中确认删除后数据才真正的删除（物理删除），回收站中的数据可以进行恢复、查询、导出备份等操作。
用于系统内档案数据的备份与恢复，可根据自身需要对指定档案类型进行整体备份，也可根据情况对数据进行指定时间点恢复。
用于档案馆的电子文件长期保存，作为立档单位与档案馆之间的数据交换格式。可对接收的电子文件进行EEP封装；EEP封装包是一个完整的包含目录和电子全文信息，另还包含结构信息、元数据信息、数字签名。其封装包符合《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009），满足国家对档案长期有效保存、数据交换、信息发送的需求。
按照用户自定义的查询条件将用户所需的数据导出成为光盘文件，可以在安装了光盘刻录设备和软件的机器上刻录成为档案数据光盘，刻录好的数据光盘可以做到脱离原数据环境进行数据的浏览和查询。该功能主要用于工程档案设计成品用户移交及档案异质保管。
本系统支持对电子文件存储异常进行管理，支持如下功能：
（1）电子文件服务器存储告警
系统具备对电子文件存储状况的监控和警告功能，当磁盘空间使用率大于80%时，系统将上报告警，并会发消息提醒管理员。
（2）系统响应超时告警
用户访问档案管理系统中的电子文件，系统响应时间超过30s时将触发警告，同时会发消息提醒管理员。
在档案管理过程中，随着时间的推移，许多档案的实际价值开始发生变化，因此需要对档案进行鉴定即鉴别和评估档案的价值，以便及时作出处置决定。
鉴定内容通常包括如下两种：
（1）保管期限鉴定
对保管期限到期的档案进行鉴定，需考虑到其价值因素和所依存的软硬件环境因素，鉴定人员可以查阅档案整个生命过程的利用情况、迁移情况、保存情况，从而判断并决定是否继续延长保存期。
系统对档案的保管期限定为永久、定期两种，用户可以根据需要设置保管期限，当档案保管到期后，系统提供自动到期的待办信息提醒，无需用户手动选择数据进行鉴定。
（2）档案密级鉴定
对文件的查阅范围进行确定，让具有相关文件查阅权限的人在系统中进行电子文件的浏览。密级鉴定是对文件所属密级进行改变。用户可以定期对档案的密级进行鉴定，以便确认档案是否继续涉密，如果确认不再涉密，可以进行开放。
管理员可以通过系统提供的条件查询找到需要鉴定的记录并修改密级。
对档案进行鉴定后，及时作出处置决定，处置通常包括：存续、移交和销毁等类型。
（1）存续：鉴定应继续保存的档案可以按照默认时间或者授权用户指定时间续存。续存后，系统会将续存状态添加至电子档案的元数据中，并根据续存时间自动提示下次鉴定处置时间。
系统支持对电子档案的多次续存；支持将续存工作细节信息写入电子档案的元数据；支持将续存操作记入审查跟踪日志中；支持生成关于续存的过程报告，指出续存档案的数量、续存的原因等。
（2）销毁：鉴定为需要销毁的档案必须通过完整的工作流程对销毁行为进行审批后才能进行销毁操作。
系统进行销毁操作之后，生成相应的销毁工作报告；系统支持按规定格式生成电子档案销毁清册；支持将销毁工作细节信息写入电子档案的元数据；系统支持将销毁活动记录在审计跟踪日志中；销毁档案后，相应的元数据和审计日志仍然保存在系统中不会被销毁。
借阅申请是指档案利用人员可以直接在档案管理系统上提交申请借阅档案库中的档案。系统支持电子借阅、实物借阅等几种借阅类型。
档案利用人员可以检索需要借阅的信息，并对没有查看权限的档案提出申请；也可以选择多个档案加入借阅车后集中提交借阅申请，提高借阅效率。
用户选择借阅申请后，需要填写相应的借阅单，确定之后借阅信息将被提交给相关人员进行审批。
借阅审批模块面向档案管理员，用于在线对档案利用人员对档案借阅申请的审批和赋权，并支持多级审批。系统内置流程配置功能，在借阅审批环节可引用工作流自定义，系统将根据不同的借阅方式，进行借阅审批办理。
系统具备借阅期限判别和管理功能，网上在线借阅的电子档案，到期可以强制收回阅读权限；审批时需要指定查看截止时间，表示该电子全文在截止时间内允许被查阅，超期则自动取消查阅，如要继续查阅，需重新申请借阅。支持输出控制，包括但不限于水印、打印次数等控制。
另外，对于借阅出库的实体档案，到期还可以警示、催还。
可通过系统集成方式，实现各类审批消息统一平台，详见系统集成方案。
系统提供多种检索方式，方便档案人员在权限范围内进行查询，以及进一步的利用。
（1）一体化检索：系统支持类似百度、GOOGLE式的检索界面，支持用户直接输入关键字进行跨档案类型、跨字段的档案信息的检索。系统支持用户对检索结果的二次检索。
（3）高级检索：系统支持用户自行通过逻辑运算符组合检索字段，进行档案信息的检索。
（4）全文检索：系统支持对上传的扫描文件、PDF文件等进行OCR识别，方便用户在检索时可对全文内容进行检索。
（5）分词检索：系统支持自然语义分词检索，如不明确检索具体包含字样，只明确部分包含的词，可通过多个分词锁定所需档案。
（5）同义词检索：系统支持用户进行同义词定义检索。如检索中国同时能将包含中华人民共和国的档案一并检索。
档案专题编研以档案信息资源为数据仓库，集素材搜集、编目、发布等功能于一体，可以实现对档案资源素材的管理，并通过专题的编撰整理，自动生成可供展示的编研成果，直接发布专题进行浏览。
以实现对档案资源素材的管理，并通过专题的编撰整理，自动生成可供展示的编研成果。
Ø 导入专题：在档案库中选择专题数据，形成专题成果；
Ø 条件筛选：通过条件筛选，自动将同类型档案生成专题；
Ø 发布专题：发布专题提供浏览；
Ø 撤销发布：收回专题浏览；
档案管理员可以利用档案信息库进行相关主题的检索转入编研库生成相应的专题库，以供查询利用，例如编写大事记、组织沿革、人事任免等专题。编研成果可发布并授权查看。提供编研成果的上传、下载、查询等功能。
以档案信息资源为数据仓库，集知识库建立、素材搜集、整理、发布等功能于一体，并通过系统的整理和发布，自动生成可供展示、利用的知识图谱
系统集成了信息推送技术。信息推送分为主动推送和申请推送，主要用于档案信息的定点授权浏览。通过信息推送，可以实现档案信息以文件包的形式即时、准确地向利用者进行传递，并且可以实现推送的档案信息在某一时间段或次数的权限控制，权限过期后将自动失效。
按照国家档案局制定的全国档案事业统计年报标准，年报管理模块主要是对本单位及下属单位的年报进行管理，包含添加、编辑、删除年报，对本单位及下属单位的年报进行年报汇总，支持年报利用情况的自动统计以及馆藏数据的统计，支持接收与上报功能。
系统支持对平台中不同卷宗下的所有档案数据根据不同特征进行统计，如保管期限，密级，档案类型，年度等；支持档案查询、利用情况、库存情况、工作量等多种统计分析方式。
系统支持多样化的统计结果输出，具体功能如下：
（1）能对统计结果进行显示、导出、打印和选择输出等技术处理。
（2）在统计的形成以及分析内容上，生成的报表支持以所见即所得的方式进行打印，且系统支持对所有统计的报表以图形方式进行显示（如：柱状图、折线图）。
系统支持根据用户需要自定义多维度（如时间、人员、权限、流程等）的查询和统计。涵盖了系统中所有的统计功能，只要是业务数据，都可以实现统计，避免统计功能过于分散而造成业务管理人员在统计数据时难度增大，甚至不知道如何通过系统统计数据，提高档案系统的易用性。
系统具有业务定制管理功能。系统全宗、档案类型、保管期限、分类表等多项自定义功能。具体功能如下：
（1）元数据管理：库表字段管理。提供了档案的分类管理功能，系统支持档案按组织树进行分类。不同的组织下面可以单独设置各自组织的案卷和案卷内数据。
（2）元数据模板管理：默认字段配置。支持设置案卷录入模板和案卷内数据的录入模板。
（3）归档目标库管理：系统支持配置档案归档流程的目标库。
（4）档案门类管理：系统具有多门类档案管理功能，档案门类划分合理，
按档案门类树进行管理。基础门类包括：文书、音像（照片、录音、录像）、科技等，可以根据用户需求增加、编辑和删除。
（6）保管期限处置管理：档案的保管期限定为永久、定期两种，用户可以根据需要设置保管期限，并定义档案的处置方案。
（7）分类表管理：用户可以根据本单位的档案分类建立分类表，支持多层分类连接符，支持分类表的导入、导出。
（8）密级：用户可以根据本单位的档案密级表，建立档案密级。
（9）业务参数：用户可以根据本单位档案著入需要，建立业务参数引入到档案著入项中，提供下拉框进行选择。
（10）档案规则定制：根据档案管理工作的实际需要，系统可以定义著入项生成规则；如档号、案卷号、年度等常用字段的生成规则。
（11）目录树定制：档案管理工作中，根据工作需要可以在每个档案类型下建立树形节点；如年度、保管期限等节点。
（12）数据关联定制：档案管理工作中，经常会将各个档案类型中的数据进行转换库；转换工作前需要各个档案库进行定义著入项对应关系。
（13）全宗管理：系统支持对多个全宗进行管理，具有全宗增加、修改编辑等功能，能够实现全宗号与全宗名称自定义。
（14）系统支持配置各类报表的打印模板，还能够支持配置HTML5网页格式报表的打印模板。
权限管理是实现整个档案数字化管理平台的各个模块之间衔接的管理。按模块对各个功能进行授权，主要分为对各个功能模块操作的菜单权限和对数据进行操作的数据库权限。
系统在权限管理上引入了“三权分立”的管理模式，以权力来制约权力，从而达到权力制衡的目的。
系统中的管理角色归结为三大类：第一类为审计类型的用户角色，该类角色的人员主要负责系统的审计工作，监督其他角色人员的操作是否合法。第二类为管理类型的用户角色，该类角色的人员主要负责具体的管理工作，例如系统管理、业务管理等。第三类为安全管理类型的用户角色，该类角色的人员主要负责为其他任意角色赋权。
三种角色的人员相互监督、相互制约，在信息系统内部实现权限均衡，从而从档案系统的层面上保证了数据的安全。
权限管理的具体功能如下：
（1）角色管理：系统提供自定义角色权限配置。管理系统中的角色，提供添加、编辑、删除、检索、角色权限设置和数据级权限设置，可根据需要灵活定制系统角色。
（2）用户管理：用户信息管理。管理系统中的用户，提供添加、编辑、删除、搜索用户功能，以及初始化用户密码。
（3）组织机构管理：系统提供单位组织机构维护功能，采用增加、修改和删除的方式进行具体组织的定义，定义组织的同时也确定了组织之间的关系。
（4）菜单管理：系统菜单权限修改。实现对系统菜单增加和维护，可添加顶级菜单、添加子集菜单，也可以修改系统菜单名称和删除菜单，对菜单功能资源设置。
（5）借阅权限管理：分配档案借阅审批权限。可以对档案库下每个节点设置借阅审核人。
流程设计管理用于对系统内部需要审批的操作流行进行个性化定制。
系统中，按业务类别的不同，将流程归为移交、借阅、鉴定三类。允许用户在每类下，按照档案类型设置流程。
流程设计管理功能的实现展示如下图：
全文检索管理用于配置全文检索相关的信息，提升用户的检索体验。
（1）全文检索配置：用于配置档案库全部文件的索引为全文检索提供支撑。
（2）同义词管理：可以配置某个关键字的同义词，在全文检索时，搜索某个关键字时，这个关键字的同义词也能被搜索出来。
系统支持打印的档案上自定义显示水印，以保证档案信息的凭证价值，可设置静态文字水印或图片水印以及登陆人、访问日期等动态信息。
系统日志管理提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志功能，包括用户登录账号、登录时间、查询内容、用户操作（查阅、下载、打印等），同时，系统还提供了完善的日志查询和分析统计功能，便于用户生成报表或进行系统审计。
（1）日志监控
系统对用户操作、系统事件等都会进行监控，以日志文件的形式记录到系统中。日志文件无法删除、修改或覆盖，确保安全员在进行审计时，能够获取真实和完整的事件记录。系统具体记录如下日志。
1）用户登录：查看用户登录日志。
2）操作日志管理：查看用户在各类库中的操作日志。
3）档号修改日志管理：查看档号修改日志。
4）OCR识别异常记录：查看OCR识别异常记录。
5）RFID标签日志：查看档案进出库标签记录。
（2）日志分析
日志中包含了大量人们感兴趣的信息，可以计算得出用户所检索的关键词排行榜、档案利用率排行、用户行为分析等。
系统采用业界成熟的Hadoop分布式系统基础架构，能够满足档案系统中海量日志数据的存储、计算和分析功能。
系统提供完善的安全管理方案，支持系统数据安全性、应用服务安全性、传输安全性、身份确认等多种多级安全管理，具体的功能如下：
（1） 采用国产SM3加密算法。SM3是中国政府采用的一种密码散列函数标准，由国家密码管理局于2010年12月17日发布。相关标准为“GM/T 0004-2012 《SM3密码杂凑算法》”。
（2） 支持配置密码策略（最小长度、强度要求、定期强制更换）。
（3） 支持自定义密码输错的锁定机制（最大试错次数、自动锁定时长、锁定用户或IP）。
（4） 支持开启离开保护（限定时长内无操作自动退出）。解锁管理，查看锁定用户或IP，手动解除锁定。
（5） 系统登录时间设置，可定义系统的开放时段，支持配置特殊人员随时登陆。
（6） 系统提供严格的用户登录机制，不允许同一个账号在系统中同时存在两个session，如果用同一账号再次登录系统，系统要加以控制，这些操作都支持记录到日志中以便审计。同时系统支持对用户的密码复杂度加以控制。
我的空间，是档案管理系统用户的个人工作空间，充分体现档案系统对个性化需求的实现。包括如下功能。
（1）待办事项：是指在系统中处理移交、借阅、销毁等各类流程信息。
（2）主动推送：管理员可以将一些档案数据（仅支持有电子文件的数据）推送给借阅人，借阅人可以直接在线浏览电子文件。
（3）我的借阅：是指在我的借阅车中借阅档案生成的记录，是用来查看我的各种借阅信息，和借阅审批进度，借阅形式包括：电子借阅、实物借阅、临时借阅等。
（4）信息公告：查看档案管理员发布的相关公告，档案销毁、借阅到期、证件到期等相关提醒。
（5）我的归档：本人归档的相关档案信息。
（6）我的收藏：对本身业务工作需要使用的档案进行收藏方便再利用。
（7）主页面自定义：系统支持主页面常用功能的自定义，用户可以根据使用习惯将常用菜单添加到主页面上。系统具体支持我的个人空间、归档接收、利用中心、系统设置、各类库、借阅审批、归档审批、利用审批等常用菜单的添加。
与企业钉钉、微信等移动终端系统集成，与自开发移动端互通，实现借阅到期提醒、异常报警等功能。
档案系统具有较强的可扩展性和可集成性，提供标准的Web Service/API等多种接口模式，可与其他业务系统进行深度集成。本次系统集成包含以下内容：
1） 通过系统集成方式，形成一体化管理平台，将档案系统整体嵌入企业信息化大平台，实现用户统一、一站式登录，为单位全局各类用户提供系统资源的合理利用。
2） 通过消息待办接口集成，将档案系统待办消息推送到OA平台，实现档案借阅、移交等业务流程统一待办。
通过实现档案系统与OA、法务系统、财务系统等业务系统的无缝集成，保证各前端业务系统形成的电子文件实时归档接收，从而真正实现文档一体化和全生命周期管理；实现档案系统通过OA系统的在线归档等应用集成。
采用中间库方式的接口模型如下：
如上图所示，中间库接口模式分为：其他业务系统接口、中间库、数字档案管理系统接口三个部分。
由其他业务系统采用“送”的衔接模式将数据送入中间库；数字档案管理系统采用“取”的模式在中间库中取数据；中间库为双方协商建立起的标准的固定库结构，数据对两系统透明。双方系统可通过展现中间库内容的方式，实时浏览、手工或自动检查中间库内的数据，以此实现对双方数据的查询和调阅、抽查，既可顺利检查和审计数据流转的变化、过程和状态，又保证双方系统的独立和保密。
数据转入整编库后，根据预先定义好的组卷（盒）规则系统进行自动组卷（盒），根据预先定义好的规则自动生成档号、案卷号、卷内序号等信息，并可由档案人员进行审核校对，确认无误后归档。
中间库方式接口实现的具体步骤如下：
“送”数据
功能说明：其他业务系统采用“送”的衔接模式将其他业务系统待归档库中需要归档的流转完毕的公文有组织地送入到中间库中；
技术要点：
归档信息：归档信息要求规范完整，必须包括文件、审批过程、审批意见、审批人、流转日志、修改痕迹等信息，排列次序要符合档案管理的要求；
自动分类：系统按照分类规范进行自动分类；
自动鉴定：系统根据保管期限鉴定规则确定保管期限；
运行模式：支持自动和手动运行模式，支持定期和不定期运行方式；
容错机制：“送”数据不成功后的提示及处理机制；
中间库
功能说明：用来存储需要归档的文件，同时具有转换日志功能，当数据缺失时方便问题的追溯。
技术要点：
双方约定标准的和固定的数据结构；其他业务方写入符合数字档案管理系统要求（现数字档案管理系统并没有提出限制条件）的著录项格式和一定格式的原文文件，实现数据初步的转换或存储，数字档案管理系统在接口中对其做进一步转换；如其他业务系统方不能完成有关的转换，数字档案管理系统会尽力帮助其他业务系统方实现转换，或自己完全完成此转换；
约束所“送”数据的完整性；
“送”的一方具有写权限，“取”的一方只具有读权限；
提供数据检索功能；数据回写功能。
数字档案管理系统接口
功能说明：采用“取”的模式将数据转入档案整编库中，系统根据组盒（立卷）规则进行自动组盒（卷），档案人员进行审查、归档。
技术要点：
运行模式：支持自动和手动运行模式，支持定期和不定期运行方式；
容错机制：“取”数据不成功后的提示及处理机制；
归属分类：根据文件属性划分文件所属的单位（全宗）、部门；
自动整理：系统按立卷（组合）规则自动立卷（组盒）；按预先定义规则自动生成案卷号、档号、卷内序号、盒号、件号等档案信息；
整编：档案人员可以整理档案文件；
审查：档案人员可以审查归档文件；数字档案管理系统每次从接口接收数据后都会对新的数据进行审计（希望其他业务系统方也能完成这一审计），提供必要的系统日志和接收数据类别、数量等的报告，以此为基础与其他业务系统或其他系统进行核对；
归档：档案人员提交给单位（二级）管理员待审核或直接归档（依据定义好的归档流程进行）。
采用Web Service方式对接。数字档案管理系统提供了统一的数据归档接口，以Web service的形式对外开放。其他系统在需要进行数据归档时，可以调用数字档案管理系统提供的数据归档接口，将数据转入档案管理系统。
采用此种方式，要求有归档需求的系统，均需先将数据处理成符合归档数据XML规范的数据，并调用数字档案管理系统提供的统一的Web Service服务进行归档。
Web Service接口模型如下：
图6-33 Web Service接口模型图
该接口模式的一个基本前提：这种直接通过XML文档连接的方案要求数据交换的双方必须是兼容XML的开放式系统，其接口应该是与XML内容应遵循事先约定的数据规范，并需要进行有效性验证。
在数字档案管理系统与其他系统的接口中，以XML作为交换数据的中间形态，使用Schema（模式）对XML数据的结构和类型进行规范，以达到对档案接口数据的有效性验证。验证流程如下：
其他系统根据数字档案管理系统提供的Schema生成供交换的XML数据。
调用数字档案管理系统接口。
数字档案管理系统根据Schema验证XML数据是否有效。
如有效，进行后面的处理。如无效，返回给调用方一个消息。
本次数字档案馆系统用到的综合档案系统具备高兼容性、高稳定性
u 数据库系统：支持MY Sql、Oracle、MS Sql Server、DB2、达梦、人大金仓等目前主流的数据库系统；在用户未采购正版数据库情况下，可使用开源MYSql数据库，避免版权问题。
u 客户端浏览器：IE；火狐浏览器；谷歌浏览器；360浏览器等国内外先进浏览器。
u 客户端分辨率：1024*768及以上（自适应）。
随着档案信息化的不断推进和逐步深入，各种电子文件格式大量产生，如文档、网页、图片、音乐、视频等等，用户客户端需要预装各种电子文件对应的插件，否则将不能浏览该电子文件，这给用户在线浏览电子文件带来了很大不便。
本项目中所包含的各类应用系统均支持无插件电子文件通用预览技术，在不安装任何插件的情况下，通过客户端浏览器即可在线预览各种常见格式的电子文件，如：
u 文档类：txt、xml、doc、xls、ppt、doc、pdf等
u 图像类：jpg、jpeg、tif、tiff、gif、png等
u 音视频类：wav、mp3、mid、wmv、avi等
支持批量条目导入和批量电子文件挂接，支持目录电子文件一键上传自动匹配，自动关联。
同时支持档案数据批量修改、电子档案批量下载。
系统具备防伪防泄露水印功能。系统能够灵活设置自定义文字水印、当前登录账号名称水印、图片水印。能够灵活调整水印透明度、水印角度、水印位置。需要在电子文件预览页面自定义设置水印，并预览水印效果。
电子档案的利用核心是电子文件内容，目前大量的电子文件由于数字化处理后形成的格式大多数是以图片或者单层PDF的格式生成，因此给电子文件的利用和检索带来极大的不便，本次数字化档案馆建设项目中的综合档案管理系统。自带手写体OCR识别引擎，能对各类格式的文档自动进行OCR识别。OCR识别准确率普遍高出目前市场先进水准很多。同时具备自主学习功能，通过自主学习，不断提升手写体识别率。OCR识别后支持在线查看OCR识别内容，支持对识别有误的数据进行编辑和修改。经过OCR识别完成的电子文件支持通过关键字对电子全文进行模糊查询，极大了提高了电子档案的利用效率。
随着计算机技术的飞速发展，用户对电子档案的利用要求也越来越高，人脸识别技术应用场景也越来越普遍，本项目中人脸识别技术主要用于声像档案管理系统，支持用户通过输入人脸照片对系统中的类似的人脸图片进行快速检索，实现目标人物照片档案的快速查询和利用。
系统集成语义分析引擎，可实现对自然语义分析功能，包含同义词转义，敏感词过滤等。如搜索我校时，可将吉林建筑大学一并检索。
系统集成关联检索引擎，例如检索某合同信息可将相关财务凭证等信息一并关联展示。检索会议类档案可关联会议照片档案。
支持在不安装插件的情况下，浏览器在线进行遮盖式打印，能同时遮盖多个位置并且遮盖部分可以设置任意颜色，支持直接打印和导出当前页。
系统支持在企业微信/APP端查询档案，预览电子文件。并且具有档案借阅功能，借阅审核功能。
系统支持 国产OFD文件上传、下载。在不安装插件的情况下，在线预览。
系统支持给电子文件加盖归档章。支持设置不同的归档章样式。比如归档章单行多行、是否显示表头、归档章位置等设置。支持针对不同门类设置不同的归档章组成字段。
三维虚拟库房模块利用三维仿真技术，形象逼真的模拟档案馆（室）的真实场景，利用档案存放位置三维坐标化，实现档案查询精确空间定位，智能查找定位档案室、档案柜以及所在的档案柜精确位置。实现库房状况概貌管理；档案出入库管理、档案上下架管理、库房剩余空间智能盘点；虚拟与实景照片结合。
系统支持对档案库房空调、温湿度、除湿加湿净化机一体机、红外、门禁、安防、消防、漏水、空气质量、有害气体等，集中统一监控管理，可通过内网远程浏览、设置系统各项参数，修改后立刻生效，无需重启系统；根据实际环境导入实景3D模型。
各类档案业务可在系统内进行流程化管理，避免出现线上、线下同时操作的问题
u 系统内完成兼职档案员数据移交、审核归档。
u 系统内实现纸质档案、电子档案借阅审批、登记、归还流程化操作
u 系统内完成档案鉴定销毁流程。
元数据是描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。元数据对于确保并且证明电子档案的真实性和凭证价值、对于电子档案的保护与长期保存、对于有效管理电子档案、对于方便电子档案的查询和利用具有重要作用。
在采集电子档案过程中，系统可以将电子档案和元数据一起采集到系统中。元数据的捕获采集一方面利用通用数据采集工具实现元数据的采集，另一方面系统自动判断电子文件类型，并捕获相应的元数据（比如文件名、文件类型、文件大小等等）。
针对不同类型的电子文件，系统支持捕获的元数据也不同，比如：
对于数码照片，可以自动提取拍照日期、色彩空间、像素、高度、宽度等技术性元数据，及标题，作者等的文件摘要内容；
对于视频文件，可以自动提取编码标准，色彩空间，帧速率，比特率，帧大小，采样精度，画面长宽比，音频编码标准，音频比特率，音频采样率，声道数，时长等元数据；
在电子档案接收、移交过程中，首先需要对待移交的电子档案进行四性检测，四性检测通过后才能向档案馆移交。在电子档案接收过程中，为防止电子档案在移交传输过程中电子档案被篡改、感染病毒等，在对电子档案正式接收前也要对电子档案进行四性检测，检测通过后才能正式接收。
按照档发[2012]7号《电子档案移交与接收办法》文件要求、遵循国家标准GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》的基础上，和国家档案局技术部一起制定了《电子档案检测方案（征求意见稿）》，归纳出电子档案真实性、完整性、可用性和安全性方面四大类42项指标。
u 真实性：系统通过对电子档案的元数据的数据格式，域值、唯一性等属性进行检测并自动筛选出有问题的数据，辅助完善修改。
u 完整性：通过根据元数据的必填属性，案卷号、件号、序号等连续性对元数据内容进行检测，针对电子文件检测电子档案电子文件是否存在缺失等情况。
u 可用性：判断电子档案是否能被正常访问，针对电子文件检测判断电子文件打开是否异常等现象进行检测筛选。
u 安全性：检测归档信息包数据是否含有恶意代码，服务器容量是否在承受范围内等情况